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Construa o hábito de conferir pagamentos e recebimentos

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O gestor de uma empresa tem muitas responsabilidades, como a administração da equipe de colaboradores, o controle dos processos operacionais que mantêm a produtividade do negócio, cuidados com documentos legais necessários para o funcionamento das atividades comerciais, entre tantas outras. Mas a gestão financeira está entre uma de suas responsabilidades mais importantes, já que este é o motivo que faz com que quase metade dos empreendimentos cheguem à falência antes de completar o terceiro ano de funcionamento, segundo o IBGE.

Dentre as tarefas que integram a gestão financeira, está o hábito de conferir pagamentos e recebimentos da empresa periodicamente para certificar que os saldos do caixa e da conta batem, também conhecida como conciliação bancária. No artigo de hoje você entenderá a importância deste procedimento, além de aprender a lidar com clientes inadimplentes e saber o que fazer quando o caixa não fecha.

Por que conferir pagamentos e recebimentos periodicamente?

Independentemente de qual seja o setor de atuação da empresa, é fato que a conferência de saídas e entradas de receitas do caixa é uma tarefa altamente relevante para se realizar uma gestão financeira eficiente, principalmente quando o negócio recebe muitos pagamentos através de cartões de crédito e boletos bancários, como em empresas ligadas diretamente ao comércio e varejo.

O alto fluxo de vendas transmite a impressão de que a empresa está gerando receita, mas alguns fatores podem fazer com que os pagamentos não cheguem a seu destino, como estornos e cancelamentos através da financeira do cartão. Por isso, é muito importante fazer uma conciliação bancária periodicamente para garantir que a inadimplência de alguns clientes acabe afetando o seu negócio.

Como conferir pagamentos e recebimentos de forma prática e segura?

Durante muitos anos, as empresas não tinham outra opção para realizar sua gestão financeira senão por meio de planilhas e anotações manualmente. O que, além de trabalhoso, coloca a operação em risco, já que abre uma grande margem para falhas humanas e inconsistência de informações.

Mas, hoje em dia, contamos com sistemas de controle financeiro e administrativo automatizados que realizam inúmeras tarefas simultaneamente, permitem a integração dos dados da empresa com a contabilidade, otimizam a produtividade da empresa e até mesmo ajudam a controlar o nível de inadimplência dos clientes da empresa.

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Como lidar com clientes inadimplentes?

Tenha um cadastro atualizado de todos os seus clientes

Manter um cadastro atualizado de todos os seus clientes é imprescindível, principalmente para evitar as situações de inadimplência. Dentre os dados que precisam constar no cadastro estão os meios de contato e cobrança mais tradicionais, como:

  • E-mail;
  • Número de telefone fixo, comercial e celular;
  • Endereço;

Além disso, no cadastro é preciso constar todas as informações detalhadas sobre os seus débitos, como o valor em aberto, data em que o pagamento deveria ter sido realizado, juros, etc.

Vale ressaltar que muitas empresas têm tomado medidas preventivas contra a inadimplência, alertando seus clientes antes que a situação se complique e evitando, assim, que os seus pagamentos sejam atrasados e ocorram prejuízos.

Pré-estabeleça um contrato especificando as condições de pagamento

Contratos que especificam as condições de pagamento são especialmente úteis para empresas que prestam serviços, pois os pagamentos costumam ser realizados por meio de parcelas.

Antes de fechar qualquer negócio, um contrato que proteja ambas as partes e que especifique, de forma clara, as condições de pagamento, previsão de multas e juros e datas de vencimentos deve ser assinado.

Quanto mais claras forem as condições de pagamento do contrato, mais fácil se torna a negociação e a cobrança quando uma situação de inadimplência ocorre.

Facilite as formas de pagamento

O empreendimento precisa se mostrar “disposto” a receber do cliente, facilitando suas formas de pagamento. Por exemplo, se o cliente não pode se dirigir até sua empresa, envie boletos por e-mail. Outra facilidade é aceitar pagamentos em diversas bandeiras de cartão de crédito e débito em seu negócio.

Abra margem para negociações da dívida

Assim como sua empresa não quer que seus clientes fiquem com pagamentos em aberto, certamente os seus clientes também não pretendem possuir dívidas e ter que arcar com as consequências de uma inadimplência.

Portanto, procure os seus clientes inadimplentes e ofereça opções de negociação para que as dívidas sejam quitadas de forma que ambas as partes não saiam prejudicadas.

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