Time blocking: como usar essa técnica para aumentar sua produtividade
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Time blocking: como usar essa técnica para aumentar sua produtividade

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DeadlineEstamos vivenciando a era da alta conectividade, da sobrecarga de informação, dos excessos da aceleração de todos os setores da vida. Talvez seja exatamente por isso que temos a sensação de que o tempo está passando mais rápido e de que dispor de “apenas” 24 horas por dia é pouco para realizar todas as tarefas. Talvez seja por isso também que sentimos que nos falta tempo para desfrutar de mais momentos de lazer e descanso, por exemplo.

Mas nem tudo está perdido, ou melhor, você não precisa se sentir desorientado em meio a tantas atividades. Basta aprender a usar uma técnica denominada de time blocking. Com ela é possível organizar sua agenda nos mínimos detalhes e, finalmente, fazer caber tudo o que é importante para você. Duvida? Então continue a leitura!

O que é time blocking?

O bloqueio de tempo ou time blocking é uma estratégia de gestão de tempo bastante eficaz e fácil de usar. Ela consiste em bloquear horários específicos na sua agenda para garantir que você realize as atividades que precisa de forma otimizada aumentando, assim, sua produtividade.

Pode parecer semelhante, mas não é igual ao processo de anotar suas tarefas diárias e compromissos. Também não é o mesmo que fazer listas de atividades. Para fazer o time blocking funcionar é preciso seguir um passo a passo e usar a “ferramenta” por pelo menos 30 dias, até que você se familiarize com a técnica e ela se torne um hábito.

Passo a passo para implementar o time blocking

Antes de começar a entender como colocar o time blocking em prática, vale lembrar que ele deve ser usado para gerenciar sua vida como um todo e não apenas as atividades profissionais. Blocos de tempo para o lazer, convívio com amigos e descanso também devem ser bloqueados para garantir uma melhor qualidade de vida. Agora, veja como usar a técnica:

  1. Relacione todos os seus projetos (aquilo que você pretende realizar, como por exemplo: fazer um curso, escrever um livro…);
  2. Depois, escreva suas atividades rotineiras (aquelas que fazem parte do trabalho, da vida pessoal, coisas que você precisa executar com frequência);
  3. De posse das listas anteriores, monte uma lista única e priorize cada item (ou seja, categorize os itens dos mais importantes para os menos importantes)
  4. Agora estabeleça um prazo (data) para início e término de cada atividade;
  5. Agora é o momento de montar seu cronograma. Você pode fazer isso para um dia, uma semana ou um mês. E é óbvio que você vai precisar de uma agenda. O ideal seria usar uma das opções virtuais que podem ser acessadas de qualquer lugar e ainda possibilitam o envio de lembretes, caso você assinale essa opção. Além disso, uma agenda online pode ser compartilhada com familiares ou colegas de trabalho. Assim, todos ficam sabendo quando você está, ou não, disponível;
  6. Usar cores pode ajudar a identificar quais atividades devem ser realizadas primeiro naquele dia, quais são as urgentes e assim por diante. Basta que você crie um código cromático para isso (escolha uma cor para as tarefas urgentes, outra para as importantes, etc.);
  7. Pausas inteligentes são fundamentais para o sucesso do time blocking. Não adianta bloquear um monte de horários sem nenhum intervalo entre eles. Isso não vai funcionar. O ideal é programar uma pausa de 10 a 15 minutos a cada bloco de 2 horas. Nessas ocasiões levante da cadeira, faça um alongamento, tome um café, ligue para um amigo, enfim: relaxe.

Mas para que toda essa organização valha a pena você precisa ser disciplinado e agir com inteligência. Se o objetivo da técnica é otimizar seu tempo e torná-lo mais produtivo, você deve compreender que precisa focar (durante aquele determinado bloco de tempo), exclusivamente, na atividade listada. Isso quer dizer que, se você estiver elaborando uma planilha não vai, ao mesmo tempo, navegar na internet, acessar o Facebook ou falar ao telefone. Dessa maneira, você garante que o projeto será terminado no prazo estipulado e que, fazendo assim, ao fim do dia você terá um tempinho extra sobrando para usar como quiser. Aproveite!

Ainda tem dúvidas sobre o time blocking? Deixe um comentário!

 

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