Certificado Digital: quem precisa e para que serve?
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Certificado Digital: quem precisa e para que serve?

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cadeado digitalTransações eletrônicas mais seguras e livres de fraude ou longos processos burocráticos. Estes são alguns dos benefícios de um certificado digital para empresas, um arquivo eletrônico que funciona como uma espécie de assinatura digital com validade jurídica.

Este documento garante proteção às transações eletrônicas e outros serviços digitais, já que a tecnologia foi desenvolvida para fornecer segurança, autenticidade, confidencialidade e integridade às informações eletrônicas. Quer saber quais as empresas que precisam da certificação digital e qual é a sua função? Acompanhe nosso texto!

Para que serve um certificado digital?

A assinatura eletrônica confirma a autenticidade de documentos e declarações e é obrigatória para empresas que emitem nota fiscal eletrônica (NF-e). Isto significa que, se a lei prevê a obrigatoriedade da emissão da NF-e para o seu negócio, antes de tudo, você precisa de um certificado digital.

Como já abordado no nosso blog, esta obrigatoriedade não é o único motivo para as organizações utilizarem a assinatura digital. Outros benefícios são:

– Aumento da credibilidade e confiabilidade;

– Redução de custos (documentos eletrônicos passam a ter validade jurídica e não é mais necessário reconhecer firma em cartório);

– Redução do risco de fraudes na empresa;

– Redução da burocracia;

– Garantia de privacidade e maior segurança nas transações eletrônicas.

Principais modelos

Existem certificados digitais para pessoas físicas (e-CPF), pessoas jurídicas (e-CNPJ) e para fins específicos, como o envio de nota fiscal eletrônica (NF-e) e envio de documentos fiscais para transporte de cargas (CT-e). No entanto, falaremos dos certificados mais importantes relacionados à nota fiscal eletrônica, cuja emissão é obrigatória em operações de venda de produtos sujeitas à incidência de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços). A validação destas notas é garantida pelo certificado digital e pela autorização emitida pela Secretaria da Fazenda de cada Estado.

A organização pode optar entre a certificação válida por um ano (A1) ou por  três anos (A3). Estes modelos possuem formatos variados e vir em pen drive, token, cartão ou mesmo em um arquivo eletrônico que será instalado no próprio computador.

O custo de um certificado digital pode variar de R$ 215 a R$ 315, dependendo do modelo, podendo ser obtidos por meio de uma certificadora habilitada pela Receita Federal.

Sage Business Cloud NF-e - Emissor NFe

Quem precisa de certificação digital?

Todas as empresas inscritas nos regimes tributários de lucro real ou lucro presumido são obrigadas a emitir NFe e, por consequência, precisam de um certificado digital. Veja detalhes:

– Empresas de lucro presumido: é obrigatório possuir o certificado digital, já que a maioria das declarações, mensais e anuais, exigidas pela Receita Federal só podem ser realizadas através do certificado digital.

– Empresas optantes pelo simples nacional:  para a Receita Federal, o certificado ainda não é obrigatório neste caso.

– Empresas com funcionários: apesar de não ser obrigatório para todas as empresas, o certificado digital será necessário, em breve, para o envio de declarações com informações sobre os empregados, exigidas pela Caixa Econômica Federal e Previdência Social.

– MEI: em alguns estados brasileiros microempreendedores individuais não têm a obrigação de emitir nota fiscal eletrônica e, portanto, não precisam de Certificado Digital para este fim. Caso a adesão do MEI à NFe seja voluntária, é preciso verificar se há necessidade de uma inscrição estadual para emissão deste tipo de nota e se isso é permitido pela legislação do Estado. Em São Paulo, Santa Catarina e no Pernanbuco, por exemplo, MEI pode ter inscrição estadual enquanto que no Paraná isso não é possível.

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