4 dicas para organizar a emissão de NFe
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4 dicas para organizar a emissão de NFe

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O grande volume de tarefas que o empreendedor executa muitas vezes compromete atividades essenciais para o bom gerenciamento dos negócios. A má administração de notas fiscais, sobretudo nas pequenas e médias empresas, é um exemplo que pode acarretar problemas futuros.

A organização da emissão de notas pode ser feita com a adoção de hábitos que facilitem e tragam agilidade para o cotidiano das empresas. Organizar o armazenamento, criar rotinas e investir em softwares de gerenciamento são algumas dicas.

“Lugar de nota fiscal, seja física ou eletrônica, não é esquecida em gavetas ou no limbo do computador. Ela é um documento importante e deve estar acessível e segura”, diz Juliana Ferline, Gerente de Marketing da Sage. Confira abaixo as quatro melhores práticas para organizar as notas fiscais da sua empresa.

1. Prepare o armazenamento das suas notas fiscais

O primeiro passo é dispor de um espaço para suas notas fiscais. É interessante pensar em uma maneira de dividi-las em categorias, por tipo e data, em uma caixa de entrada e outra de saída. Para os documentos eletrônicos, dedique uma pasta exclusiva em seu computador ou em alguma ferramenta de armazenamento em nuvem, como o Google Drive.

2. Crie rotinas para a emissão e controle

Como o processo de preenchimento, emissão e armazenamento de notas fiscais é repetitivo, algumas rotinas podem ser elaboradas para que existam padrões e modelos que sejam facilmente seguidos pelos funcionários. Além disso, é viável agrupar tarefas similares, de modo que sejam feitas de uma só vez ou pelo mesmo grupo de pessoas, otimizando o tempo de sua equipe. Se as coisas forem feitas sempre da mesma maneira, os erros diminuirão e as dúvidas em relação aos processos serão cada vez menores.

Sage One - Emissor NFe

3. Tenha atenção total na hora do preenchimento

As informações contidas nas notas fiscais são elementos de grande importância, não apenas para a empresa, como também para os órgãos fiscais do Estado. É essencial que as pessoas que forem preencher esses documentos prestem atenção às datas de vencimento, aos valores, às datas de emissão das notas e aos dados das pessoas físicas ou jurídicas apontadas nos registros. A checagem dos dados poderá evitar fraudes, retrabalhos e excesso de correções, que acabam provocando ocasionais perdas de prazos ou outros problemas para seu negócio.

4. Invista em um software para emitir e gerir suas notas fiscais

Com a implementação de um sistema para emitir notas fiscais todos os processos relacionados à documentação fiscal estarão organizados e acessíveis. Você terá à sua disposição, em um único local, todas as informações necessárias para coletar e registrar os dados dos seus clientes e fornecedores, seja para calcular automaticamente os tributos que incidem na compra, seja para gerar relatórios fiscais ou outros serviços que facilitarão o ótimo gerenciamento das notas.

Ao optar por um programa que adapta uma solução conveniente para sua empresa, seu time poderá ter mais agilidade nas operações de emissão e gerenciamento das notas fiscais, utilizando o tempo que sobra para concretizar muitas outras tarefas relevantes dentro da empresa.

 

Fonte: Canal Executivo UOL

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