Como gerenciar notas fiscais eletrônicas com mais eficiência?
Atendimento via chat

Como gerenciar notas fiscais eletrônicas com mais eficiência?

Reading time: 4 mins

Uma grande facilidade encontrada pelas empresas atualmente é a possibilidade de emitir notas fiscais de forma eletrônica. Entre as principais vantagens das NF-e, podemos citar as economias de papel, de tempo e de espaço – uma vez que os documentos ficam armazenados no computador, podendo ser facilmente encontrados sempre que necessário.

Mas é muito importante que os responsáveis pelas notas saibam como organizá-las e como padronizar os processos relacionados a estes documentos. Só assim é possível garantir que os benefícios (como a economia de tempo no dia a dia do setor contábil) serão aproveitados e que não haverá problema algum caso seja necessário passar por uma auditoria ou fiscalização.

Será que as notas fiscais eletrônicas já são bem administradas na sua empresa? Confira a seguir:

5 dicas para gerenciar notas fiscais eletrônicas

1. Organize as notas assim que elas chegam ou são emitidas

Ainda que a sua empresa não receba ou emita muitas notas fiscais semanalmente, é muito importante padronizar as atividades para evitar o acúmulo de documentos que precisam ser organizados – vale destacar que acumular notas fiscais eletrônicas pode levar a erros no processo. Por isso, inclua na rotina da empresa a organização das notas assim que elas chegam. Os documentos devem ser guardados em pastas separadas por mês e ano. Dessa forma, você evita perder documentos importantes e garante que eles possam ser facilmente encontrados.

2. Cheque se o documento é autêntico

Evite problemas com a receita, checando a autenticidade dos documentos eletrônicos recebidos. Para isso, basta fazer uma visita ao site da prefeitura da cidade que emitiu a nota. Procure pela área para verificar a autenticidade, digite o código de verificação e garanta que está tudo certo com o documento antes de armazená-lo.

Banner_Blog_Sage-One_sem-limite

3. Acesse o site da fazenda com frequência

Para evitar o armazenamento de documentos inválidos, algo que pode trazer problemas no futuro, também é importante checar o status da nota fiscal atribuído pela fazenda depois que a nota é emitida. Assim, é possível solucionar casos em que o documento é negado ou rejeitado – tanto em notas emitidas pelo seu negócio quanto nas enviadas por outras empresas.

4. Mantenha os seus arquivos digitais seguros

Nunca é demais lembrar que arquivos armazenados apenas no computador podem ser perdidos – caso a máquina seja roubada ou formatada, por exemplo. Um cuidado que evita dores de cabeça no futuro é fazer um backup dos arquivos que contêm as notas fiscais. Lembrando que o backup precisa ser atualizado sempre que um novo documento é incluído. Uma alternativa é colocar as suas notas na nuvem, outra é incluí-las em um sistema de gestão.

5. Saiba aproveitar a tecnologia

A tecnologia oferece soluções que otimizam diversos processos realizados em uma empresa. A gestão das notas fiscais é um deles. Você pode contar, por exemplo, com um software que simplifique a emissão de notas fiscais, permita o rápido compartilhamento dos documentos e que possa ser integrado ao sistema de gestão utilizado pelo seu negócio. As vantagens são: o melhor aproveitamento de tempo no setor contábil, uma maior precisão nas atividades relacionadas às notas fiscais eletrônicas, mais segurança para a empresa e mais praticidade do gerenciamento de uma forma geral.

Conheça o Sage One através dos nossos treinamentos gratuitos! Todos os dias nossa equipe está disponível para tirar suas dúvidas sobre o único emissor de notas com certificado digital do mercado!

 Clique aqui e escolha o melhor horário para você.

Porque baixar nota fiscal eletrônica

10 Curiosidades sobre a Nota Fiscal

Reading time: 5 mins

As notas fiscais eletrônicas já fazem parte da realidade do empreendedor moderno há mais de…

Para que serve cada nota fiscal

Como emitir nota fiscal eletrônica em Florianópolis?

Reading time: 5 mins

No cotidiano da sua empresa é importante reduzir o acúmulo de documentos e o tempo…

nota-fiscal-em-curitiba

Como emitir nota fiscal em Curitiba?

Reading time: 5 mins

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é a versão digital da nota fiscal que você já…